Info avonden organisatie automatiseren?

[peteruithoven]

Ik begrijp van de mensen die de ledenadministratie doen en de documenten die online staan dat het organiseren van de info avonden een hoop werk kost. Ik wil kijken of we een groot deel van dit werk kunnen automatiseren.

Ik vermoed dat we ongeveer zoiets nodig hebben:

• Info avonden rooster kunnen bijhouden, met per avond:
  • Datum + tijd
  • Organisator (ik neem aan 1 persoon?)
  • Bezoekers
• Leden in de Promo en Ledenadministratie groepen moeten toegang hebben tot dit rooster.
• Leden van de Promo groep hebben aanmaak, bewerk en verwijder rechten want zij zijn waarschijnlijk verantwoordelijk voor het rooster.
• Verstuur de lijst met aankomende info avonden naar nieuwe leden die zich hebben aangemeld op de website.
• Verstuur elke maand de lijst met aankomende info avonden naar leden die nog niet zijn geweest (niet geactiveerde, niet slapende leden).
• Via deze mail moeten mensen zich kunnen aanmelden voor een specifieke info avond. Ze komen dan bij bezoekers te staan.
• Via deze mail moeten mensen zich ook kunnen uitschrijven van deze mails. Deze leden veranderen we dan naar slapende, anonieme leden?
• Stuur een herinneringsmail na de aanmeld deadline (24 uur van te voren) naar de info avond organisator.
• Mogelijk willen we dan ook een herinneringsmail sturen naar ingeschreven leden / bezoekers?

Open vragen:

1. Kunnen mensen zich voor meerdere info avonden aanmelden?
2. Als iemand een info avond mist wordt hij simpelweg niet geactiveerd neem ik aan?
3. Is er een minimaal aantal aanmeldingen voordat een avond doorgaat?
4. Wat als een info avond niet doorgaat (bijv door te weinig aanmeldingen)?

Ik zou het graag het graag mogelijk maken dat info avond organisatoren kunnen aangeven of een info avond doorgaat of niet, maar dit zou ik graag als volgende stap oppakken.

[paulinehilkens]

Hoi Peter,

Goede opzet. Er zijn twee leden die om de beurt de infobijeenkomst geven: Roosmarijn en Merel. Is het een idee om hun nu ook al bij jouw plan te betrekken?

1. Een potentieel nieuw lid geeft zich voor één infobijeenkomst op. Als hij/zij zich toch weer afmeldt of onverhoopt niet komt opdagen zonder bericht, dan kan hij/zij zich opnieuw aanmelden voor een andere bijeenkomst.
2. Klopt.
3. Volgens mij bij minimaal één aanmelding, maar dat weet ik niet zeker.
4. Als er geen aanmeldingen zijn, gaat de avond gewoon niet door. Als vanuit Voko een infoavond niet doorgaat door bv ziekte of andere onvoorziene omstandigheden dan laten we dat de mensen die zouden komen weten per mail.