🏡 Hjemmekontorplassen

Photo by Grovemade on Unsplash

Det har vært spennende å se hvordan vi har tilpasset oss endringen de siste dagene. Vi har vært fleksible, generøse og kreative. Det har rett og slett vært imponerende å få oppleve endringen! God jobbet!

For å gjøre overgangen til hjemmekontor best mulig deler vi det som har dukket opp av tips og triks i våre Slack kanaler, vel som rundt om i IT-Norge og i verden. For overgangen til hjemmekontor er ikke bare en norsk dugnad, den er internasjonal. Fra Microsoft som tilbyr Teams gratis til bedrifter i 6 måneder til Discord som øker antall deltagere i Go Live er det tydelig at vi er i dette sammen og at vi strekker oss langt for å hjelpe hverandre der vi kan!

Vi tar gjerne imot forslag til endringer og ting som kan legges til! Fork og lag en PR så får vi det inn så raskt vi kan. Hvis du av en grunn ikke har anledning til å lage en PR kan du sende en mail til hjemmekontor@bekk.no.

Spørsmål? De aller aller fleste verktøyene her brukes av en eller flere teams i Bekk. Har du spørsmål om erfaringer? Send en mail til hjemmekontor@bekk.no!

Index

• 🍬 Tips og triks
• 📕 Les mer og inspirasjon
• 🛠 Verktøy
• 👥 Møtene
• 🗣 Samhandling ("praten ved pulten")
• 🔐 Sikkerhet
• 💕 Det sosiale ("kaffemaskinpraten")
• 💪🏿 Helse
• 🧒 Barn
• 💪 Dugnad

🍬 Tips og triks

Noen erfaringer vi har gjort oss med å ha folk sittende på hjemmekontor:

1. Det er viktigere å gi status jevnt enn når man sitter sammen. Å starte dagen med at alle på teamet poster en dagsplan, noe om forventet tilgjengelighet gjennom dagen (på både video og chat) og hvorvidt de trenger å jobbe sammen med noen andre i løpet av dagen (f.eks. en utvikler som trenger en designer).

2. Pass på å vær tydelig med hverandre om egen tilgjengelighet. Vi er vant til å kunne se over bordet om folk er på jobb, hvis eneste samhandling er på Slack er det irriterende hvis noen bare plutselig forsvinner.

3. Vær ekstra obs på dette hvis bare deler av teamet er remote. En god tommelfingerregel er at hele teamet bør oppføre seg som alle er remote hvis noen er det.

📕 Les mer og inspirasjon

🛠 Verktøy

👥 Møtene

Noen erfaringer med å gjennomføre møter når noen eller alle er remote:

1. Alle må mute mikrofonen når de ikke snakker for å hindre tastatur- og bakgrunnsstøy

2. Så lenge båndbredden fungerer er det en stor fordel om alle har på video. Det er vanskelig å holde oversikt over hvem som er til stede uten video.

3. Ha en tydelig møteleder som kan styre hvem som skal snakke.

4. Bruk håndsopprekning og talelister (krever video).

5. Ha en oversiktelig agenda. Dårlig styrte møter er enda verre i videokonferanse, for det er vanskeligere for noen å hoppe inn for å justere.

6. Vurder å ha en forhåndsdefinert måte å si fra på hvis noen sliter med video, f.eks. Slack eller chat på videoplatformen.

7. Tenk gjennom om møtet skal gå videre eller stoppe hvis noen deltakere sliter med nett. Det er en vanskelig vurdering å ta on the fly med mer enn 8 deltakere.

8. Å ha en lett synlig chatteplatform ved siden av er en god måte å kunne sende inn spørsmål på. Det fungerer absolutt best hvis det er innebygd chat i videoplatformen.

9. Det er ikke nødvendig å spørre "hører dere meg" før man begynner å snakke. Folk kommer til å si i fra hvis ikke.

Verktøy for å se og snakke med hverandre

Det som er skikkelig vrient med løsningene som finnes for videosamtaler, er at mange av dem ikke snakker med hverandre, og at hver av dem har noen særegenheter som du ikke vet om før du har brukt dem en stund. I første omgang vil vi her samle en liste over verktøy som vi har erfaring med, deretter vil vi forsøke å forklare hva som er bra, mindre bra og skikkelig irriterende med hver av dem.

Verktøy for å ha en til mange møter

Verktøy for workshops og retrospectiver

🗣 Samhandling ("praten ved pulten")

Med Discord kan en opprette egen kanal hvor mic og lyd blir muta, men andre kan dra deg over i en annen kanal. På den måten kan en bli med i denne kanalen og fortelle andre om at du er tilgjengelig så kan de bare dra deg over i den kanalen de trenger deg i. Blir litt som å komme bort til pulten og spørre.

Det kan også være nyttig å ha en kanal for teamet hvor alle i teamet blir med men holder mic mutet til en har behov for å spørre om noe. Dette senker terskelen for å ta kontakt.

Parprogrammering eller andre samarbeidssesjoner

Samarbeid for de virkelig paranoide (eller samfunnskritiske / konfidensielle)

🔐 Sikkerhet

Det er altid viktig å tenke på sikkerhet også når en har hjemmekontor. En er i en annen setting, er kanskje litt distrahert og vil gjøre det en kan for at arbeidet skal gå greiet mulig. Det er lett å senke skuldrene og gjøre noe som kan skape problemer. Her er et par ting en bør tenke på rundt sikkerhet som er minst like viktig i disse tidene som ellers.

1. Skru på 2-faktor på de applikasjonene som støtter det
2. Pass på at de enhetene du bruker er passordbeskyttet og låses automatisk slik at det du har tilgang til blir lettere tilgjengelig for andre fordi du bruker en privat maskin for å få arbeid gjort og at denne maskina er sikra dårligere enn din jobb maskin er. Her kan det være greit å passe på å lase maskinen når en går fra den hvis en har noen langfingra smårollinger som liker å trykke på knapper.
3. Vær ekstra oppmerksom på phising og scams. Det er lett å gjøre feil å stole på ting en ikke bør stole på i disse tidene. Så får du en uventet epost så er det lurt å plukke opp telefonen og ringe et kjent nummer til personen som sendte den for å bekrefte at det ikke er noe farlig.
4. Tenk igjennom hva du deler og hvor og vurder å bruke sikre løsninger for kommunikasjon til samfundskritiske / konfidensielle møter. Se forslag til verktøy under Deling er bra, men enkelte ting skal ikke deles.

💕 Det sosiale ("kaffemaskinpraten")

Vi har de siste dagene samlet oss om lunch quizen på Discord. Det har fungert temmelig bra! Ellers er det ikke noe i veien for å avtale litt kaffeprat!

Check-in på morgenen

Standup med hatter

Fredagspils

💪🏿 Helse

Trening

🧒 Barn

💪 Dugnad

Hjemmekontor og karantene kom brått på mange. I tillegg fraråder myndighetene folk å ta offentlig transport for å redusere smitterisiko. Har du behov for å kjøpe kontorutstyr fra en møbelbutikk, datautstyr fra en elektrohandel, og få dette levert til hjemmekontoret? Flere av oss har tilgang til bil og stiller gjerne opp. Bare send en mail til hjemmekontor@bekk.no, eller lag en issue på dette repoet. Skriv hva du trenger så skal vi hjelpe så godt vi kan. Dette er en dugnad, så vi gjør dette på eget (privat) initiativ og frivillig. Du betaler selvfølgelig ikke for noe mer enn utstyret :)